База отдых «Оазис» расположена на берегу моря, в центре курортной зоны, построена в 2001г., территория 3 га, охраняемая, корпус рассчитан на 200 мест, функционирует круглый год. Ежегодно в номерах проводится косметический ремонт.
В пансионате имеется бесплатная автостоянка, междугородные телефоны-автоматы, предусмотрены индивидуальные ячейки для хранения ценностей.
На расстоянии легкой пешеходной прогулки многочисленные курортные магазины, кинотеатр, аттракционы, казино, дискотеки, ночные клубы, собственный оборудованный пляж.
В сервисном бюро базы отдыха можно заказать трансферт, приобрести билет на экскурсию или концерт, а также получить всю необходимую информацию о городе и отдыхе.
Основными направлениями деятельности являются:
письма и обращения граждан.
Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая
письма и обращения граждан); V регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних
документов организации;
ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
Нами предлагается на предприятии для организации работы с документами использовать программу «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Га-рант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
Повысить эффективность работы офиса - унифицированный внутренний документооборот организации сократят время на выполнение поставленных задач;
Усилить уровень контроля за работой персонала - руководитель будет информирован, как и какие задачи, решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения я форма представления результатов решения; о снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива. При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.
2014-02-06
Инновационная деятельность в системе управления предприятием Анализ системы управления предприятием Система управления предприятием
оздоровительный семейный отдых;
деловой туризм;
специализированные туры отдыха;
реабилитация и предсезонная подготовка спортсменов;
Расчетный час - 8 часов утра.
Могут быть предоставлены номера эконом — класса: одно-, двух-, трехместные, с телевизором и холодильником в каждом номере, номера блочного типа - идеальный вариант для семьи из 4-х человек со взрослыми детьми, также номера «люкс», одно — или двухкомнатные, с индивидуальной системой кондиционирования и всеми возможными удобствами: комфортной функциональной мебелью, телевизором с подключением к спутниковому телевидению, мини-баром, просторной ванной комнатой.
К услугам отдыхающих:
оборудованный пляжный комплекс: лежаки, кабины для переодевания, аэрарий, душевые кабины, туалет, пляжный бар, прокат водного транспорта
теннисный корт с искусственным покрытием
волейбольная площадка;
баскетбольная площадка;
библиотека;
бесплатная автостоянка;
сауна;
парикмахерская;
конференц-зал на 100 мест;
благоустроенный пляж;
организация трансферта;
познавательные экскурсии и поездки.
Целями деятельности Общества являются извлечение прибыли и расширение рынка товаров услуг.
Предприятие имеет гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и его Уставом.
Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников может быть очередным или внеочередным.
Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества является ревизионная комиссия.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества. Исполнительным органом является директор подотчетный в своей деятельности общему собранию участников общества. Единоличный исполнительный орган без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.
На базе отдыха работают 41 человека:
директор;
заместитель директора по хозяйственной части;
главный бухгалтер;
менеджер по маркетингу (менеджер по продаже путевок);
бухгалтер;
секретарь машинистка;
медицинская сестра;
сестра-хозяйка;
культорганизатор;
кладовщик;
четыре администратора;
три горничных;
две уборщицы;
прачка;
шеф-повар;
два повара;
три официантки;
три кухрабочих;
три посудомойки;
электрик;
сантехник;
плотник;
три водителя;
садовник.
Организационную структуру предприятия можно подразделить на 4 отдела:
1)
финансовый отдел;
2)
хозяйственный отдел;
3)
столовая;
4)
отдел бытового обслуживания отдыхающих.
Каждый из отделов имеет свою структуру и выполняет определенные функции.
Ниже приведена схема организации управления отделов пансионата.
Как видим организационно-управленческая структура ООО «База отдыха «ОАЗИС» относится к линейно-функциональной структуре управления.
Миссия ООО «База отдыха «ОАЗИС» – завоевание определенной доли рынка рекреационных услуг черноморского побережья Краснодарского края.
2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Информационные обмен на исследуемом предприятии в целом можно представить в виде схемы (рис. 2).
Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.
Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:
– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
– определение основных направлений развития технологии обработки информации;
– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
– определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;
– определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;
– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
– разработка программных средств, прикладных программ.
При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения.
3. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Форы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.
График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
В табл. 1
приведен перечень документов» участвующих в документообороте конкретного предприятия.
На рис. 3 приведена схема информационных потоков предприятия.
Особенности документооборота на предприятии:
– для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода» приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;
Таблица 1
Документы предприятия
|
Идентификатор документа |
Наименование документа |
|
Требование-накладная |
|
|
Приходный ордер |
|
|
Накладная на отпуск материалов на сторону |
|
|
Материальный отчет по складу |
|
|
Приемосдаточная накладная |
|
|
Накладная |
|
|
Отчет по товарному складу |
|
|
Плановая калькуляция на сданную продукцию |
|
|
Калькуляция себестоимости |
|
|
Перечень работающего оборудования |
|
|
Снятие остатков незавершенного производства |
|
|
Счет-фактура |
|
|
Счет-фактура от поставщика |
|
|
Платежное поручение |
|
|
Выписка банка |
|
|
Табель |
|
|
Книга распоряжений |
|
|
Приказ |
|
|
Больничные листы |
|
|
Показатели на премию |
|
|
Отчет по расходу энеогоресурсов |
|
|
Журнал-ордер № 6 |
|
|
Журнал-ордер N11 |
|
|
Отчет о выплатах |
|
|
Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности |
– движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали - от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям; функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;
– бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;
– поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;
– используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.
– имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.
В качестве автоматизации документооборота и деятельности предприятия на нем используется программа «1 С Бухгалтерия» версия 8.0.
В 1C:Бухгалтерии 8.0 хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада).
1С:Бухгалтерия 8.0 автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.
Для оперативного анализа состояния учета в 1С:Бухгалтерии 8.0 предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации. Например, чтобы посмотреть поступление на склад вентиляторов всех марок, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.01 «Товары на складах» можно установить отбор по товарам, наименования которых содержат слово «вентилятор».
1С:Бухгалтерия 8.0 существенно упрощает подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, для формирования бухгалтерского баланса достаточно указать организацию и отчетный период. Все показатели программа заполнит сама! Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные вами изменения.
Сформированные в 1С:Бухгалтерии 8.0 платежные документы легко выгружаются в программу типа «Клиент банка». Так же просто загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Обмен данными с 1С:Бухгалтерией 8.0 поддерживают около 700 кредитных организаций.
«1С:Бухгалтерия 8.0» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.
Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.
Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.
«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.
Предметная область, автоматизируемая «1С:Бухгалтерией 8.0», иллюстрируется следующей схемой.
Рис. 4. Схема применения программы 1С Бухгалтерия
«1С:Бухгалтерия 8.0» представляет собой совокупность платформы «1С:Предприятие 8.0» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия». В «1С:Бухгалтерии 8.0» заложена возможность совместного использования с прикладными решениями «Управление торговлей» и «Зарплата и Управление Персоналом», также созданными на платформе «1С:Предприятие 8.0».
4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Средства оргтехники для офиса исследуемого предприятия включают в свой состав, такие устройства и оборудование: два персональных компьютера, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, проекционная аппаратура, ламинатор, машина для уничтожения документов, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, два сейф, тележка, др.
Ламинатор – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. На предприятии применяется Ламинатор Fujipla LPD 2315
офисный, 230 мм. (А4), Япония
В качестве брошюровальной машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок используется брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.
Машина для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. На исследуемом предприятии используется Шредер HSM 100-5.8
персональный загрузка 225 мм, секретность 2, частица 3,9/5,8 мм.
Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. В качестве копировального автомата на предприятии используется Копир SHARP AP 5316 формата А3/А4, цифровой МФУ, 16 коп/мин.
На предприятии в бухгалтерии и в кабинете директора установлены компьютеры P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5″/ As P5V800-MX / 350W / 52x,
которые соединены в одну сеть. На компьютерах установлены модемы Модем ACORP 56.0K Sprinter@56k
(fax, голосовой, V92).
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Кроме того, в бухгалтерии и в кабинете директора установлены лазерные принтеры Принтер HP Laser Jet 1018
600х1200 dpi,12 стр/мин, 2Mb, нагрузка 3000 стр/мес, лоток 150 л, которые позволяют распечатывают различные документы.
На предприятии используются факсимильные телефонные аппараты Panasonic KX-FP 218
(А4, белый, на обычной бумаге, сканер-копир, автоответчик, прием без бумаги).
В качестве телефонных аппаратов используются Телефон Panasonic 2350
Flash, Redial.
5. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.
Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.
Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.
Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.
Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.
Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.
Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.
Поступающие в организацию, а также исходящие документы
подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений).Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка - это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.
К таким реквизитам относятся:
входящий регистрационный номер и дата документа (дата по
ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;
Номер и дата поступающего в регистрацию документа;
наименование вида документа;
адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);
количество листов и экземпляров; срок исполнения документа;
шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено
исполнение документа);
содержание документа.
Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.
При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы: - входящие;
исходящие (и внутренние);
Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.
Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.
Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.
Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.
→ бумажных документах традиционного типа;
→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);
→ устные:,
→ телефонные;
→ речевые (общение без телефона).
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:
→ от вида связываемых потоком систем:
горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);
вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);
→ места прохождения:
внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);
внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);
→ направления по отношению к логистической системе:
входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);
выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);
→ срочности
обычные;
срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);
→ конфиденциальности (секретности):
обычные;
→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений
простые;
заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);
ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);
→ скорости передачи:
традиционные (почтовые сообщения);
быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);
→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):
местные;
иногородние;
дальние;
международные.
Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.
2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:
→ источник возникновения;
→ направление движения потока;
→ скорость передачи и приема;
→ интенсивность потока и др.
Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.
→ по источнику возникновения;
→ направлению;
→ объему;
→ периодичности;
→ порядку согласования;
→ порядку утверждения;
→ срокам действия;
→ порядку хранения и др.
Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.
По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.
Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.
Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действующей информационной системе. Информация, как отмечает В.И. Кнорринг (1997), - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных проблем современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации - совокупность сведений, данных, знаний или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике информация тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Винер Н. пишет: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком» Зиновьева Н.Б. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. Учебно- методическое пособие. -- М.: Профиздат, 2001. -- 6 с.. С точки зрения методологии управления, прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.
Каждое определение информации раскрывает какое-либо свойство этого сложного и многозначного понятия: информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация - передача разнообразия (Эшби), информация - мера сложности структур (Моль), информация - вероятность выбора (Яглом) и т.д.
Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым «демонам» Максвелла и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной. В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. СУ может быть определена как совокупность контуров циркуляции и преобразования информации, и такая интерпретация понятия представлена на рис. 1.2. Этих определений вполне достаточно для изучения проблем управления.
Рис. 1.2.
Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими следующими особенностями:
1) является столь же абстрактным понятием, как понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;
2) обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;
3) в любых сферах знаний она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постепенно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.
Постоянно меняющееся состояние рынка или внешней среды требует немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными (рис. 1.3). По имеющимся данным, к началу 90-х годов ХХ века 60% рабочих мест в США зависят от работы служб обработки информации, и затраты на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта. Однако большинство на такие затраты идут - это выгодно.
Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. Внешние цели организации определяют состав и структуру информационных потоков, обеспечивающих управление по внешним целям. Внешние информационные потоки генерируются внешней по отношению к организации средой, характеризуются пространственной сложностью, взаимообусловленностью и взаимозависимостью. Данные информационные потоки генерируются двумя относительно самостоятельными подсистемами внешней среды: макроокружением и непосредственным окружением. В структуризации источников информации воспользуемся классификацией внешней и внутренней среды, предложенной О.С. Виханским и А.И. Наумовым (1996).
Рис. 1.3.
По нашему мнению, внешние информационные потоки в рамках макроокружения генерируются следующими пятью источниками:
· экономической компонентой;
· правовой компонентой (регулирование среды хозяйствования и правил экономических взаимоотношений с субъектами ее регулирования);
· политической составляющей;
· социальной компонентой;
· технологической компонентой.
Внешние информационные потоки в рамках непосредственного окружения генерируются следующими четырьмя источниками: покупателями, поставщиками, конкурентами, рынком рабочей силы. Структура и объемы этих информационных потоков должны быть сбалансированы и взаимоувязаны:
· с разнообразием (структурой и объемами) обратной управляющей информации, обусловленной изменениями во внешней среде;
· с разнообразием подразделений организационной структуры системы управления, необходимых для обработки внешних информационных потоков;
· с разнообразием подразделений, необходимых для обработки внутренних информационных потоков.
Источниками внутренних информационных потоков являются срезы внутренней среды организации и используемые в процессе производства товаров и услуг ресурсы: кадровый, организационный, производственный, маркетинговый, финансовый. Весьма важным представляется организационный срез, который генерирует информацию о состоянии управленческих функций в организации, в рамках которых осуществляется распределение полномочий. Связи и отношения, имеющие место при реализации управленческих функций, прав и полномочий, также генерируют информационные потоки.
В общем виде управление по внешним целям организации идет по следующей цепочке: ресурсы объекты регулирования ресурсы. Этот процесс имеет ресурсные и поведенческие, с точки зрения внешней и внутренней среды организации, ограничения.
Таким образом, внешние и внутренние информационные потоки, связанные с состоянием внешней и внутренней среды организации, образуют базовые информационные потоки, которые являются основой для:
· выработки управляющей информации для управления по внешним и внутренним целям как главного продукта деятельности СУ;
· корректировки и проектирования организационной структуры СУ.
Информационные потоки по определению А.Н. Родионова (2000) имеют трехслойную архитектуру (рис. 1.4), включающую данные (базы данных или учетно-производственную и вспомогательную информацию), правила ведения бизнеса (формальные и неформальные, или, другими словами, директивную и нормативно-техническую информацию), а также формируемые в организации документы и принимаемые управленческие решения.
Рис. 1.4. Трехслойная архитектура информационного потока
Методы исследования информационных потоков
Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:
1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;
2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;
3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.
Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:
1) изучение структуры и состава информационных ресурсов;
2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;
3) наличие и состав электронных информационных ресурсов;
4) наличие и состав аппаратных и программных средств;
5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;
6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;
7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;
8) анализ информационных потребностей;
9) определение информационных потребностей данной организации;
10) группы пользователей;
11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;
12) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).
Основные объекты исследования:
1) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);
2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;
3) маршруты движения сообщений.
Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:
1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации - источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);
2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ - источников информационных потоков по остальным функциям организации;
3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);
4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;
5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;
6) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ (Модин и др., 1970).
Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 1.5).
Рис. 1.5.
Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.
Графический метод Подробнее в кн. А.Г. Игнатьевой и М.М. Максимцова (2001). используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:
1) источникам и получателям;
2) видам сообщений;
3) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;
4) периодичности;
5) объему;
6) срокам и участникам контроля и т.д.
В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.
Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.
Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):
1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;
2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;
3) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;
4) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;
5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;
6) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;
7) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;
8) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;
9) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.
Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.
Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.
Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд.
В процессе управления настоящие трудности появляются, при необходимости следить за изменениями информационных потоков. Ресурсы организации постоянно находятся в процессе движения. В каждый момент времени есть большее или меньшее товаров в наличие, определенное количество денег, расходных и приходных счетов. При изменении внешних условий, граничащих с деятельностью предприятия, если руководство не будет во время получать информацию, последствия могут быть губительны.
Требования, предъявляемые к системе информационных потоков
Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.
Виды информационных потоков
Управлять информационным потоком можно следующим образом:
- изменяя направление потока;
- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
- суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.
Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.
Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.
Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:
- Достоверность – получаемая информация должна быть верной
- Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
- Понятность
- Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
- Регулярность – информация должна поступать регулярно
При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота.
Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.
Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления.
В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:
- описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
- моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
- отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;
- интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.
Фильтрация информационного потока
Далее я бы хотел привести несколько «фильтров» информации, которые серьезно ограничивают поступление важной информации к руководству предприятия. Такая фильтрация вполне типична для российских предприятий и никак не зависит от размера организации. Вот несколько таких «фильтров», наиболее искажающих информационные потоки, направленные к руководству:
- Организационное несовершенство. Данная «фильтрация» возникает в результате отсутствия на предприятии центра для переработки и анализа, поступающей к руководству информации от подразделений предприятия. Информация может быть предоставлена в любом формате, как устное сообщение, так и данные, приведенные в таблицу.
Влияние данного несовершенства можно уменьшить, разработав системы индикативной информации для руководства организации. Так же стоит всю разнородную информацию, которую направляют к руководителю, сводить в единый формат. Этот формат должен предоставлять динамику развития, наиболее важных показателей предприятия в виде различных графиков и диаграмм.
- Низкая квалификация среднего звена. Такая фильтрация, как правило, проявляется в нехватке профессионалов в поиске и предоставления информации.
- Низкая квалификация высшего руководства. Большая часть руководящего состава не любит признаваться в неумении или непонимании, каких либо аспектов, зачастую боясь пошатнуть свой авторитет перед подчиненным персоналом, и из-за этого чаще всего информация просто-напросто игнорируется. Для решения этой проблемы, во-первых, стоит излагать информацию достаточно простым языком, а во-вторых, стоит выяснить какой тип предоставления более приемлем. Как вариант можно рассмотреть способ приучения руководителей к различной информации, предоставляя одни и те же данные в различной форме.
- Метод обработки информации. Данный фильтр дает о себе знать, во время введения граничных условий, при математической обработке данных. В случае если метод или пограничные условия будут выбраны неверно, очень велика вероятность потери части важной информации. Во избежании этих проблем следует использовать метод экспертных оценок, как наиболее подходящий для работы с самой ценной информацией.
- Успешные установки. Данный «фильтр» проявляется во время использования типичных методов решения возникающих проблем. Чаще всего работники предприятий во время своей работы вырабатывают модель «успешных действий». Но при условиях во время изменения каких либо факторов такая модель может не сработать или сработать неверно, таким образом она становится своеобразным тормозом. Степень проявления данной проблемы можно характеризовать старением персонала.
- Реальная власть. Такой вид «фильтрации» зачастую наблюдается в неприятии различной информации руководящим звеном, из-за угрозы их положению. На каждом предприятии, не зависимо от его размеров, есть определенные группы людей, ведущие борьбу за власть. Власть может выражаться как в контроле, каких либо финансовых потоков, так и в возможности влияния на руководство. Единственным выходом из такой ситуации может быть только повышение экономической квалификации руководящего персонала всех уровней.
- Сопротивление среднего звена. Оно может проявляться в непринятии управляющих воздействий вышестоящего руководства, на среднее звено предприятия. Так же этот фильтр может проявиться в перекладывании решения задач на руководство находящееся выше. Чаще всего это происходит из-за некомпетентности среднего звена, а так же из-за того, что они не обладают достаточной информацией для принятия оптимальных решений.
Одним из главных и действительно реальных путей развития предприятий заключается в создании довольно комфортной информационной среды, которая будет способствовать принятию верных управленческих решений.
Частью такого развития вполне может стать нахождение информационных фильтров, а так же работа над ними, над уменьшением их влияния на качество работы предприятия.
Заключение
Существующее сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что достаточно значительная часть этого общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки и реализации информации. Особенность этого общества по большей части заключается в бесперебойном обмене информацией.
Достаточно широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что позволяет собирать, сохранять, преобразовывать и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой оперативностью, о которых несколько лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.
VII. ЛОГИСТИКА
4. Информационная логистика
Важность создания и использования информационных систем в логистических системах
В основе процесса управления МП лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев ЛЦ является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидно, что информация – это самостоятельный производственный фактор , потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.
Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий МП, занимается созданием и управлением информационными системами (ИС), которые технически и программно обеспечивают передачу и обработку логистической информации. Предметом изучения информационной логистики являются особенности построения и функционирования ИС, обеспечивающих функционирование ЛС. Целью информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих наличие: 1) нужной информации (для управления МП); 2) в нужном месте; 3) в нужное время; 4) необходимого содержания (для лица принимающего решение); 5) с минимальными затратами.
С помощью информационной логистики и совершенствования на ее базе методов планирования и управления в компаниях ведущих промышленных стран происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией .
Информационный поток. Виды информационных потоков. Взаимосвязь информационных и материальных потоков
Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.
Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во
времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение
переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация
о получении поставленного товара):
· опережающий
информационный поток во встречном
направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
· опережающий
информационный поток в прямом
направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии
груза;
· одновременно
с материальным потоком идет информация
в прямом
направлении о количественных и качественных параметрах
МП;
· вслед
за материальным потоком во встречном
направлении может проходить информация о результатах приемки груза по
количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.
Таблица 4.1
Классификация информационных потоков
|
Признак классификации |
|
|
Отношение к ЛС и ее звеньям |
Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные |
|
Вид носителей информации |
На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные |
|
Периодичность использования |
Регулярные, периодические, оперативные |
|
Назначение информации |
Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные |
|
Степень открытости |
Открытые, закрытые, секретные |
|
Способ передачи данных |
Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям |
|
Режим обмена информацией |
«on-line», «off line» |
|
Направленность относительно МП |
В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП |
|
Синхронность с МП |
Опережающие, одновременные, последующие |
Информационная система. Виды информационных систем на микроуровне
Информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники и программного обеспечения, позволяющая решать те или иные функциональные задачи, например, в логистике – задач по управлению МП. Наиболее часто ИС подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую. Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обес печивающая подсистема, включает следующие элементы: техническое обеспечение, т. е. совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков; информационное обеспечение, включающее различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных; математическое обеспечение , т. е. совокупность методов решения функциональных задач.
На микроуровне различают следующие три вида ИС:
1) Плановые ИС создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и др.
2) Диспозитивные или диспетчерские ИС создаются на уровне управления складом или цехом для обеспечения отлаженной работы ЛС, для принятия решений на среднесрочную и долгосрочную перспективу: распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов; детальное управление запасами.
3) Исполнительные ИС создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени: контроль МП; оперативное управление обслуживанием производства; управление перемещениями и т.п.
В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие ЛС с совокупным МП. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт-производство-снабжение», что позволяет создать эффективную систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.
Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.
Вертикальная и горизонтальная интеграция информационных систем
В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую ИС. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих плановые, диспозитивные и исполнительные системы, приведена на рис. 4.1.
Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.
Рис. 4.1. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков в микрологистических системах